Làm thế nào để triển khai một hệ thống VoIP thành công?

Chuyển sang VoIP là một quyết định mạo hiểm. Việc thực hiện thành công hệ thống điện thoại VoIP có thể dẫn đến tăng năng suất và thành công cho các doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu không được thực hiện đúng cách, nó có thể trở thành một mớ hỗn độn, không dùng được và tốn kém. Thực hiện theo các bước sau để triển khai tốt một hệ thống điện thoại VoIP của bạn.

Lập kế hoạch

Xây dựng một hệ thống VoIP mạnh mẽ bằng cách bắt đầu với chiến lược VoIP của bạn. Nhiều điều phải được xem xét, cho dù bạn đang chuyển đổi từ mạng PBX trước đó hoặc chuyển từ PSTN sang VoIP.

Đầu tiên, tiến hành phân tích chi phí của các giải pháp tổng đài và phần cứng thay thế. Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn đã đầu tư vào phần cứng tổng đài hoặc VoIP hiện có. Bạn có thể muốn nghĩ về việc sử dụng các tổng đài hoặc mạng viễn thông trước đây với các giải pháp mới. Và bởi vì phần cứng VoIP có thể được bán thông qua các chương trình mua lại, việc mua các giải pháp nâng cấp sẽ dễ dàng và tiết kiệm chi phí hơn.

Phân tích tình hình

Luôn có một con đường để thoái khỏi mê cung 

Chỉ vì hầu hết các giải pháp VoIP là plug-and-play và có thể được thiết lập ngay lập tức không có nghĩa là nhân viên CNTT của bạn sẽ không cần đào tạo. Phân tích đào tạo cần thiết cho nhóm CNTT và làm thế nào họ có thể đóng một vai trò trong việc giúp chuyển đổi thành công. Việc đào tạo sẽ được thực hiện trực tuyến hay họ nên tham gia các lớp chứng nhận để cài đặt và bảo trì tổng đài mới? Lập một kế hoạch kỹ lưỡng trước khi đưa ra hệ thống mới cho nhân viên.

Đánh giá

Đánh giá tác động của người dùng - ai sẽ sử dụng hệ thống điện thoại mới? Hãy suy nghĩ về nhu cầu của họ, bao gồm các tính năng và chức năng đặc biệt, giao diện vật lý của phần cứng và bất kỳ phụ kiện bổ sung nào. Điều này rất quan trọng để thành công vì người dùng cuối cần có khả năng giao tiếp hiệu quả trên các hệ thống mới.

Triển khai thực hiện

VoIP chỉ tốt như mạng của nó. Để có hiệu suất tối ưu, hãy triển khai cơ sở hạ tầng mạng có thể mở rộng và đáp ứng. Hãy chắc chắn rằng mạng sở hữu khả năng theo kịp nhu cầu và đáp ứng với các thất bại một cách hiệu quả, có nghĩa là nó sẽ có thể tự mở rộng quy mô và xử lý bất kỳ vấn đề nhỏ nào mà không gây ra sự cố nghiêm trọng.

Cho dù bạn làm việc với nhà cung cấp hay tạo cơ sở hạ tầng tùy chỉnh của riêng bạn, xây dựng trên một mạng lưới vững chắc là lựa chọn tốt nhất của bạn. Bạn sẽ thấy chất lượng dịch vụ (QoS) được nâng cao và hệ thống của bạn sẽ có thể phát triển mạnh mặc dù có các bản vá và vấn đề thô.

Nghiên cứu

Bạn cũng nên thực hiện một số nghiên cứu để chọn hệ thống điện thoại kinh doanh VoIP tốt nhất. Có rất nhiều nhà cung cấp để lựa chọn trong đó cung cấp các giải pháp điện thoại chất lượng, bao gồm cả Yealink, Panasonic hay Polycom. Các thông số kỹ thuật và chi phí sản phẩm sẽ giúp bạn xác định hệ thống nào phù hợp nhất với nhu cầu và ngân sách của bạn. Nhìn vào nghiên cứu trường hợp và đánh giá, nhưng cũng tiếp cận với bạn bè, gia đình hoặc đồng nghiệp đáng tin cậy, những người có thể đưa ra khuyến nghị. Hoặc bạn vẫn còn nhiều boăn khoăn cho hệ thống VoIP sắp tới viễn thông SunOcean có thể giúp bạn đưa ra quyết định cuối cùng.